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行動規範

 
ビジネス・コンダクト・ガイドライン [NOSおよび関係会社企業倫理基準]

日本オフィス・システム株式会社(NOS)および関係会社(株式会社i-NOS(アイノス))では、グループとしての企業倫理基準である「ビジネス・コンダクト・ガイドライン」を定め、社内規程の一つとして全社員に「ビジネス・コンダクト・ガイドライン」の遵守を義務づけています。社員一人一人は、企業人としての行動基準となる定められた本企業倫理基準を遵守する責任を負っています。(以下、NOSおよび関係会社を「会社」と言う。)
「会社」を取り巻く環境は、常に変化しています。したがって、どのようなガイドラインであれ、あらゆる事態に適用する絶対的かつ決定的なものはありません。このガイドラインの解釈もしくは適用について何か疑問があれば、所属長または内部監査(それぞれの会社で内部監査機能を担う部署)に相談することが必要です。このガイドラインに違反した場合は、就業規則に従い解雇を含む懲戒処分を受けることがあります。
 


1.あなたと「会社」でのあなたの仕事

報告
もし、あなたが法律または倫理に反する事態に気づいた場合、それについて知っていることまたは聞いたことの全てを直ちに「会社」に報告しなければなりません。報告の方法はいくつかあります。所属長に報告するのが普通ですが、内部監査(それぞれの会社で内部監査機能を担う部署)に相談するか、VOICEや内部通報の制度を使って、トップマネジメントに直接知らせることもできます。「会社」は報告をした社員に対する脅しや報復行為は決して許しません。

ひとりひとりの行動
「会社」が高潔で倫理を守る企業であるとの評価を得るためには、あなたが「ビジネス・コンダクト・ガイドライン」のすべてを遵守し、あなたの意思決定や行動において正しい判断をしなければなりません。「会社」に対する信頼や評価は、あなたにかかっているといっても過言ではありません。 あなたの仕事上または仕事外の行動が、あなた自身の仕事や他の社員の仕事、あるいは「会社」の正当なビジネス上の利益を害する場合は、処分の対象となります。

職場環境
職場環境は健康的で、安全かつ能率的なものに保つよう心掛けなくてはいけません。そのためには、社員がお互いに年齢、性別、職制を超えて信頼感を持つことが大切です。いわゆるパワハラやセクハラ等、職場での誹謗、中傷、嫌がらせ、性的誘惑、言動等、相手や周りの人たちを不快にするものは許されません。
また、職場での飲酒は、「会社」の行事で事前にマネジメントが認めた場合に限ります。
 

社員のプライバシー
「会社」は、医療上、福利厚生上の情報など社員個人の雇用に関する情報を集積・保管しています。このような情報にアクセスできるのは、マネジメントが承認した人に限られます。個人に関する情報は、ビジネス、法律上の正当な理由がある場合を除いて、社外に開示しないことを原則としています。個人に関する情報にアクセスする社員は、「会社」のポリシーおよびプラクティスに違反することの無いよう注意しなければなりません。

「会社」資産の保護
「会社」の資産にはさまざまなものがあります。有形のものもあれば、知的財産とか機密情報のような価値の高いものもあります。社員は、自分の扱う「会社」資産を保護することはもとより、「会社」資産全般の保護に協力する義務があります。「会社」資産の紛失、不正使用、盗難を招くような状況等に対する注意を怠ってはなりません。



-有形資産

「会社」の有形資産、すなわち機器、システム、設備、サプライ用品などは、「会社」の事業活動その他マネジメントが承認した目的以外に使用してはいけません。また、使用にあたっては、無駄のない効率的な使用を心がけなければなりません。
 

-社内情報システム

「会社」が事業活動を遂行するにあたって、社内の情報、通信設備に依存することが多くなってきています。そのため、これらの設備が不注意によってあるいは故意によって破壊されたり、変更されないよう保護することが極めて重要です。他の「会社」資産と同様に、これらの設備ばかりでなく、これらの設備によりさまざまなデータベースから入手できる情報も「会社」の事業計画その他マネジメントが承認した目的以外に使用してはいけません。また、「会社」のシステムを社員自身や他の社員の仕事の効率に悪影響を与えるような方法で使用してはなりません。「会社」のシステムを適切に使用することは社員の責任です。
 

-「会社」を退職する場合

定年その他の理由で「会社」を退職する場合、「会社」の機密情報を含む資料や使用しているすべての媒体(ディスケット、テープ、CD-ROMなど)のほか「会社」資産はすべて、「会社」に返却しなければなりません。また、機密情報を開示または使用することもできなくなります。「会社」の社員である間に創作した知的財産に係わる所有権は、社員の退職後も、引き続き「会社」にあります。
 

-対抗手段

「会社」の有形資産や知的財産が盗まれたり、不正に使用されるという事態が発生した場合は、不正行為をした社員を懲戒処分にするにとどまらず、法的措置をとることもあります。




情報の記録と報告
社員はすべて、なんらかの情報を記録し、「会社」に提出しています。これらの情報の記録と報告はすべて、正確かつ正直に記述しなければなりません。
多くの社員が作成する報告で、非常に重要なものの一つに、社員の交通費等の立替金請求があります。社員は正当な費用を請求することができます。ただし、実際に費用として使った場合に限ります。実際に使用しなかった航空券等その他負担していない経費について「会社」に請求することは、不正な報告であり、禁止されています。不正な報告には、情報を不正確に報告することはもとより、相手をわざと誤解させるようなかたちで情報をまとめることも含まれます。

 

2.ビジネスを行なうにあたって

倫理と法律
社員は、「会社」のビジネスを行なうすべての場合において、その立場が売り手としてであれ、買い手としてであれ、あるいは他の立場であれ、倫理と法律に従わなければなりません。

誤解されるような言動を避けること
誰に対してであれ、誤解を与えるような言動あるいは不誠実な発言をしてはいけません。
明解なコミュニケーションを心がけ、率直であることは倫理的な行動には欠かせないものです。こうして得られる信頼こそが、健全で永続的な関係を築き、維持するために不可欠です。

購買取引先との関係
取引先の評価や選定に関する意思決定に、立場上影響力を持っているかどうかにかかわりなく、特定の取引先に特別な待遇を与える影響力を行使したり、行使しようとしてはいけません。諸条件を公平に比較、評価し最適な取引先を決定しなければなりません。重要なことは、「会社」は、公正に選定手続を運用していると信頼されることです。

市場における競争
社員が販売やサービスに携わるときは、積極かつ効率的に競争することを求めますが、同時に倫理と法律に従って競争することも求めています。「会社」は製品やサービスは、それ自身の長所により販売し、提供することをポリシーとしています。競争企業やその製品、サービスについて、虚偽のことや誤解を招くことを口にしたりすることは正しくありません。

他社に関する情報の収集と利用
事業活動の過程で、競争企業のほか、多数の企業についての情報を集めることは、正常な事業活動であり、そのこと自体は倫理に反することではありません。しかし、不正な手段を使って競争企業の機密情報を入手しようと企てるような行為は行なうべきではありません。他社の情報で、取扱に注意を要するものを、業務上で使用する場合は、適切な目的・方法で使用し、業務上知る必要のある社員以外に開示してはいけません。

他人の所有する情報
「会社」と同様に、他の企業または個人も、保護したい機密情報その他の知的財産を所有しています。これらの企業や個人が、一定の目的で、その専有情報を他人に開示し、使用を認めることがあります。他人の専有情報を受け取る場合は、「会社」が情報を不正に流用した、あるいは乱用したという非難を受けないよう、保管・管理を含めて十分注意を払わなければなりません。

ソフトウェアの取得
他人からソフトウェアを取得する場合は、特に注意が必要です。知的財産の一つとして、ソフトウェアは、著作権により保護されており、さらに特許権または営業機密に関する法律によっても保護されていることがあります。自分が使用しているソフトウェアは、すべて適切にライセンスを得ていること、また、ライセンス条件に厳密にしたがって使用していることを確認するのは、社員一人一人の責任です。

ビジネス上の接待
マネジメントの承認があれば、食事や接待といったビジネス上の慣習的儀礼を行なったり、受けたりすることができます。ただしその費用が妥当なもので、しかも相手方の内規により禁止されていない場合に限ります。

官公庁等の職員との関係
民間企業の間では一般的に認められている慣行、例えば、教育、送迎、接待その他価値のあるものの提供などは、官公庁の職員や代理人として行動する人達との取引関係においてはまったく認められません。しかも、国または地方の法令に違反する場合すらあります。
社員は、官公庁と調達先との取引に関する法規をよく承知し、遵守しなければなりません。

反社会的勢力との関係遮断
「会社」は、反社会的勢力に対しての利益供与はせず、また、不当な要求を受けた場合も毅然として対応し、一切関係を持ちません。
「会社」は、反社会的勢力への対応をコンプライアンスに係るリスク管理事項としてとらえ、反社会的勢力との関係遮断を確実なものとするためにも、社員個人の倫理上の問題としてだけでなく、全社組織を挙げて、警察や弁護士を始めとする外部専門機関と連携して対応します。このような事態に遭遇した場合は、直ちに「会社」に報告しなければなりません

 

3.私的な活動と「会社」との関係

利益の衝突
社員の個人生活は、基本的に本人自身のものです。しかしながら、社員が、「会社」の利益を犠牲にして、何らかの行動をとる場合とか、個人的な利益を図る場合は、社員と「会社」の間で利益の衝突が起きることがあります。競争企業に対しては、「会社」の承諾がなければ、社員として、コンサルタントとして、あるいは役員としてであれ、競争企業のために働いてはいけません。そのような行為は、社員の「会社」に対する忠誠心と競争企業に対する忠誠心とが対立することになります。

勤務時間と「会社」資産の私的使用
「会社」の施設内で、あるいは勤務時間中、「会社」と関係ない仕事をしたり、「会社」と関係ないビジネスの勧誘をしてはいけません。さらに、「会社」以外の仕事に「会社」資産を使用することもできません。

内部情報の利用とインサイダー取引
業務上において、「会社」や他社の情報で、公開されていない情報を知ることがあります。「会社」や他の企業に関する非公開の、または「内部」情報を、個人の金銭上、その他の利益のために利用することは、倫理に反するばかりでなく、法律違反になる場合もあります。「会社」は内部情報の不正利用を決して許しません。

インターネット上におけるソーシャルメディアの利用
ソーシャルメディアを利用する際には個人として利用する場合においても、社会人として品格を問われるような発言、誹謗、中傷等はすべきではありません。自らの行動には必ず責任が生じることを自覚し、とくに会社に関する情報を含む発信については注意が必要です。

 

以上